Luego de recomendar las reglas avanzadas que propone Outlook para gestionar mejor el tiempo y optimizar los recursos, ahora le toca el turno a cómo administrarlas para aprender a aprovecharlas aún más y en outlook iniciar sesión te enseñamos como hacerlo.
Las combinaciones que se pueden hacer con las reglas avanzadas son miles y depende de las necesidades de cada usuario. Tomando el tiempo para crear algunas reglas y administrándolas correctamente, el correo se organizará de forma mucho más simple, pudiendo clasificar, eliminar, mover o marcar emails según parámetros preseteados.
¿Cómo hacerlo? En el extremo superior derecho de la Bandeja de entrada, hay un botón en forma de engranaje en el que haciendo click aparece la opción “Administrar reglas”.
ngresando en dicha opción, se pueden crear reglas clickeando en el botón que dice “Nuevo”. Se abrirá una ventana donde se ofrecen cuatro opciones. Del lado izquierdo, salen las condiciones y del lado derecho, las acciones. Cuando una condición se da como verdadera, se ejecuta la acción de la derecha, por ejemplo: Condición: “el remitente contiene”=“info@laempresa.com” Acción: “mover a” = “la empresa”
Con esta regla, se dice que todos los emails que lleguen de info@laempresa.com se moverán automáticamente a la carpeta llamada “la empresa”.
Las condiciones y las acciones se pueden combinar como se desee y son muchas. Otro tipo de condición: Condición: “es anterior a” = “30 días” Acción: “eliminar”. Esto lo que hace es eliminar un email que tenga más de 30 días. Pero lo más interesante es que se pueden combinar las dos acciones, creándolas consecutivas dentro de la misma regla, entonces se suman, quedando así: “Se eliminaran los email del remitente info@laempresa.com que tengan más de 30 días”.
Una vez creadas las reglas, se mostrarán en un listado donde se podrán mover o eliminar según se desee, por ejemplo, mover una regla como primera, segunda, tercera, etc. Esta herramienta permite establecer el orden de ejecución. Así, si se ejecuta una regla donde un email fue eliminado primero y después, se establece otra regla donde ese mismo email es movido, la segunda regla no se aplicará porque el email ya fue eliminado. En cambio, si se mueve el email primero y la segunda regla eliminaría ese email de esa carpeta, puede que al moverla primero, el email no se elimine.
La propuesta es crear las reglas y administrarlas según las necesidades para que el correo funcione lo más eficazmente posible ahorrando así tiempo y mejorando la productividad diaria.
