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Outlook, Como firmar nuestros emails.

firma digital

Incluir la firma del remitente en el envío de los mails suma profesionalidad. Simplemente, hay que tener en cuenta algunos consejos para crear la firma y que ésta cumpla su objetivo.

Como ya te habiamos contado en outlook iniciar sesión, Microsoft decidió utilizar el nombre Outlook para su servicio de webmail aprovechando la asociación que tiene ese nombre con el mundo profesional. Hotmail, en cambio, quedaría poco profesional para un servicio de correo. De esto modo, quien posea una casilla de correo Outlook, cuenta con una dirección de email con un nombre más adecuado para el mundo laboral. Y si hay algo que hace aún más profesional a un mail, es la utilización de una firma en el pie del mismo.

Pero no es cuestión de usar una firma y nada más. Se recomienda tener en cuenta el propósito de esta herramienta. Hay que atender, por ejemplo, de no poner todos nuestros datos en cada correo que enviemos. Por eso, antes que nada, sería ideal tener dos direcciones de mail: uno personal y otro laboral.  En este caso, ya serían dos tipos de firma las que deberían utilizarse.

En el caso del mail laboral, es importante tener en cuenta que la firma sea prolija y de una buena imagen. Sería ideal que tenga diseño y una impecable redacción. Los datos son imprescindibles para que puedan contactar al firmante, por eso la necesidad de que estos sean útiles y tengan visibilidad. Para llevarlo a cabo con éxito hay algunas pautas que se pueden seguir. Incluir la información básica: nombre del remitente, cargo, nombre de la empresa, así como su página web y los datos de contacto. Es muy importante que esté sintetizada la información. Lo ideal es que sean dos o tres líneas con un máximo de 72 caracteres cada una (ideal para evitar usar el scroll, ya que muchas aplicaciones de correo electrónico tienen un ancho máximo de 80 caracteres).

Se recomienda también, sumar el logo de la empresa para colaborar la pregnancia en la memoria. Sin embargo, hay que tener especial atención en no usar un archivo de imagen en la firma ya que es recomendable que el receptor pueda copiar y pegar la información de la firma.

Algunos utilizan citas filosóficas o por el estilo, pero no son muy recomendables ya que pueden crear una impresión indeseada.

En cuanto al diseño, se recomienda utilizar una tipografía sencilla y el mejor color es el negro o el azul sin fondo de color.

Se pueden incluir también, enlaces a las redes sociales de la empresa: Facebook, Twitter y LinkedIn. Aunque por el contrario, hay que evitar compartir los perfiles personales ya que no tienen relación con el trabajo.

Hay que tratar de no incluir una firma con formato HTML, ya que no todos los proveedores de correo pueden mostrarlos correctamente. Aunque parezca básico, es recomendable utilizar una línea de guiones (—) para que los servicios de mail detecten la firma.

Desde ya, es muy importante la corrección ortográfica y también, es necesario comprobar que todos los enlaces funcionan correctamente.

En Outlook, para cambiar la fuente predeterminada o la firma de los correos electrónicos salientes, se debe clickear en el icono Opciones y luego, en Escribir correo electrónico, hacer click en Formato, fuente y firma. Así se puede cambiar la fuente y crear una firma personal. Para cambiar el tamaño de la fuente, en la Bandeja de entrada, ajustar la configuración de zoom en el explorador.