Seguramente todos alguna vez habrán escuchado hablar de OneNote, aunque muy pocos saben cuál es su verdadero potencial. Cuando tenemos la necesidad de tomar notas rápidas ¿Por qué seguir utilizando Word si OneNote nos simplificaría muchas de nuestras tareas? Aquí en outlook iniciar sesión les contamos cómo utilizar la aplicación para sacarle el mayor rendimiento.
La tecnología nos ha permitido reemplazar el lápiz y papel (o bloc) para tomar notas en reuniones, hacer anotaciones rápidas, esquemas, plasmar lluvias de ideas.
Es así, como actualmente para estas tareas utilizamos diversos documentos digitales que frecuentemente no están bien identificados, corriendo el riesgo de perderse.
OneNote, viene a solucionar muchos de estos problemas, para ayudarnos a ganar productividad.
Aunque es muy común que se tienda a desestimar OneNote, por la costumbre de venir utilizando Word como documento de texto, hay un sinfín de posibilidades que tenemos que conocer para poder aprovechar todo el potencial de esta aplicación integrada en los paquetes de Office.
¿Qué debemos saber sobre OneNote?
Con OneNote nos referimos a una aplicación que puede estar integrada en el paquete Office, Office online o descargarse de modo gratuito. Se trata de un gestor de notas, similar a Evernote, pero con muchísimas más posibilidades que debemos conocer para luego utilizar.
Podríamos definir a OneNote con tan solo dos palabras: Word + (plus). Es decir, una aplicación con la apariencia de una página de Word tradicional, que incluye sus herramientas básicas, pero que tiene un valor adicional al permitirnos ordenar todos los archivos de texto en un mismo bloc de notas.
A este bloc de notas, es posible acceder desde cualquier ordenador con conexión a internet o desde la aplicación disponible en Windows Phone.
Con OneNote podremos:
- Escribir notas rápidas en páginas en dos dimensiones.
- Agregar dibujos, diagramas, fotos, imágenes y otros elementos multimedia.
- Dibujar garabatos o ideas.
- Grabar clips de audio o video (por ejemplo durante conferencias o reuniones) para insertarlos en las notas.
- Crear tablas Excel o presentaciones en ppt.
- Copiar y pegar desde cualquier página de internet, con la garantía de que el enlace de dicho sitio se escribirá automáticamente debajo del texto copiado.
- Guardar las notas como archivos Word o PDF.
- Copiar capturas de pantalla, con el resguardo de la fecha y hora en que se realizó la acción.
- Compartir el bloc con amigos, compañeros de trabajo o estudio. Esto lo convierte en una excelente herramienta para el trabajo colaborativo.
- Recuperar contenidos restaurando versiones anteriores que hayan sido modificadas por otras personas o desde la papelera de reciclaje.
- Crear listas de tareas pendientes.
- Etiquetar las notas, como tareas pendientes, importantes, ideas, etc.
- Tener acceso al calendario Outlook (crear citas, recordatorios, tareas, contactos y sincronizarlas en el mismo)
- Elegir y utilizar plantillas.
- Tomar notas desde nuestro dispositivo Android o desde las aplicaciones para el iPhone que tiene OneNote.
- Capturar fotografías con la cámara del dispositivo móvil y crear notas desde OneNote.
Lo que hace que la aplicación sea muy práctica es que todas las notas almacenadas pueden guardarse en un mismo archivo, para organizarse y utilizarse en el momento oportuno.
El funcionamiento de la aplicación es bastante sencillo y muy familiar al modo en que estamos acostumbrados a trabajar en Word. Bastará abrir OneNote, crear un bloc de notas y luego crear diferentes secciones o páginas en una sección. Las notas, quedarán guardadas automáticamente.
Un dato no menor, es que para proteger nuestra privacidad OneNote usa el estándar de cifrado 3DES que nos permite proteger las secciones con contraseña. Esto será vital para mantener a salvo la información sensible.
Como podemos apreciar, el potencial de la aplicación es muy amplio. Esperamos que puedan comenzar a utilizarla y contarnos cómo fue la experiencia.
